30. Mi método para ser productivo y hacer tantas cosas (con Coda)

Libros recomendados:

• ‍“El vendedor más grande del mundo” de Og Mandino (Sí, otra vez. Todo por la comisión del tito Og)

Enlaces recomendados:

• Coda: herramienta de gestión
• Toggl: la herramienta para cronometrar el tiempo

Música del capítulo:

• Intro: Poem, Soundroll ,de Uppbeat
• Rebel, Mojo, de Uppbeat

Imagen de portada:

• Captura de mi Coda

Introducción: dicen que hago muchas cosas

En las últimas semanas, ha coincidido que varias personas (habrán sido dos o tres, flipado) me han preguntado que cómo hago para hacer tantas cosas; porque claro, llevo Estudio Iber, Flip&Flip, RuralClub, este podcast, y algunos experimentos más que siempre voy probando, no te voy a engañar.

Yo creo que igual desde fuera parece mucho más que lo que es desde dentro, como verás luego, pero, es cierto, que hay que estar bien organizado.

Esto me llevó a pensar que igual es interesante que cuente cómo me organizo, porque, ojo, hasta llegar al nivel de productividad al que estoy hoy, me ha costado, esto no siempre ha sido así. Todo ha sido a costa de pulir el método que ahora os contaré.

Aviso que este es el método que a mi me ha funcionado, pero no quiere decir que te funcione a ti también, o sí, quién sabe. O igual te ayuda a establecer tu propio método. O no. Yo que sé. Quédate para saberlo.

Fallos del pasado

Como te decía no siempre he estado tan bien organizado ni he sido tan productivo, ni mucho menos.

He tenido también épocas de despilfarrar el tiempo en cosas que luego he visto que no merecían la pena, pero, como en todo, se aprende fallando, y hoy, por fin, sí que considero que estoy bastante bien organizado, seguro que se puede mejorar, pero la verdad es que me cunde bastante, así que, quiero contarte algunos errores que cometía antes:

• El primero fallo es el enfoque y las creencias limitantes: como ya os he dicho en otros episodios, hace unos dos años, estaba 100% enfocado en Flip&Flip. Ponía todos los huevos en la misma cesta, y esto, claro, es un arma de doble filo, si sale bien, pues bien, pero, si sale mal, que puede pasar, has desperdiciado mucho tiempo. A ver, nunca se desperdicia, porque siempre se aprenden cosas, pero, ahora que lo veo con perspectiva, podría haber aprovechado mejor ese tiempo. Es cierto que Flip&Flip es un proyecto que, a día de hoy me da un dinerín, y muy bien, pero no ha llegado nunca a los niveles que yo proyectaba de inicio, porque crece lento.
  ‍
• El segundo fallo es el ir dando tumbos, sin una estrategia clara y sin saber priorizar: Esto pasa mucho al principio, cuando empiezas a emprender, que todo es nuevo, y vas probando todo aquello que ves por ahí que a otros le funciona. Así que, acabas haciendo un popurrí de cosas, sin mucho sentido ni lógica, y claro, pues difícilmente funcionan.
  ‍
• El último fallo, que todavía alguna vez me pasa, es el de enredarte con cosas que te gustan, pero no son prioridad: Lo típico que descubres algo nuevo y empiezas a leer y a tirar del hilo, y de una página vas a otra, y acabas pasando horas en algo, que ojo, puede ser muy útil para aprender cosas y desarrollarte personal y profesionalmente, pero entiéndeme, igual no era tan importante en este preciso momento.

Y a grandes rasgos, estos son los principales fallos que antes cometía, algunos son bastante comunes y es posible que tú también los hayas cometido o los cometas, así que, ahora, te voy a contar, mi super método que me ha ayudado a ser mucho más productivo y ser capaz de hacer muchas más cosas y de obtener mucho mejores resultados, que esto es lo importante. Si no, no tiene sentido lo anterior.

Tener un propósito y objetivos claros

El primer paso, como ya te conté en el episodio 27, es tener un propósito claro y unos objetivos que se alineen con este propósito.

Esto suena a lógico, pero lo difícil es sentarse a escribirlo porque lo que no está escrito se lo lleva el viendo y es importante tenerlo en un lugar para revisarlo con frecuencia.

La mayoría de la gente, y antes yo también lo hacía así, empieza a llenar su agenda de tareas conforme va llegando trabajo. Es decir, empiezas a llenar tu agenda de las tareas “hay que”. Sin pensar, te encargan un trabajo y apuntas, hay que hacer este trabajo para tal día. Te viene una idea y apuntas, hay que hacer esta idea. Y así, hasta llenar la agenda.

¡Cómo nos gusta llenar la agenda! Que esté bien llena.

Pues eeeeerror.

Deberías preguntarte si esas tareas te llevan a cumplir esos objetivos y propósito que quieres alcanzar. Y para ello, lo que yo hago es hacerlo a la inversa.

Te cuento cómo lo hago.

Tener un plan de acción y un método para ser productivo

Arriba del todo va el propósito. El propósito manda y lo marca todo.

Bien, pues cada año, a principio de año, invierto bastante tiempo en analizar los resultados del año anterior, ver qué objetivos he cumplido, qué otros no, y porqué. Y después, revisando siempre el propósito, y, en base a las conclusiones del año anterior, me marco los nuevos objetivos.

No metas paja. Los objetivos no son una lista de la compra. Deben ser pocos, buenos y, muy importante, medibles. Los empiezo a escribir, y reviso que todos estén alineados con el propósito. Si no está alineado, fuera. Es mejor tener 3 objetivos buenos que 10 de relleno.

Yo los de este 2021 los tengo divididos, por orden de prioridades, en 5 bloques:

• Salud: lo primero es la salud, y para eso, debo cuidarme, tanto físicamente como mentalmente. Físicamente, este año me propuse hacer 30 flexiones todas las mañanas, y hacer 3 o 4 días a la semana de deporte. Y también la salud mental, aquí, leo todas las mañanas el pergamino, ya sabes, del libro de “El mejor vendedor del mundo” que te he nombrado otras veces, leer del libro que esté leyendo 10 páginas, y escribir, todos los días, mi propósito. Luego te cuento esto.
  ‍
• Personal: La segunda prioridad, para mi, cuidar a mi gente y dedicarle tiempo que me he marcado.
  ‍
• Negocios: Este año, que era el segundo año de Estudio Iber,  me propuse duplicar los ingresos a 16k€, y lo vamos a pasar, también me propuse poder sacar de Flip&Flip unos beneficios de 3 a 6k€ y lanzar al menos 4 MVPs de negocios online.
  ‍
• Comunidad: Lanzar podcast y reactivar twitter.
  ‍
• Ahorro: Me propuse ahorrar entre 10 a 12k€. Y aquí lo extiendo a 3, 5 y 10 años. Para tener las cifras en mente siempre.

Lo importante es que todos estos objetivos están muy alineados con ese propósito que yo tengo y esa estrategia que tengo para alcanzarlo.

A principio del año que viene haremos un episodio de spoiler del bueno, viendo resultados, pero ahora, una vez tengo claros los objetivos, cómo me organizo en el día a día para cumplirlos.

Encontrar tu rutina ideal y seguirla a rajatabla: yo uso Coda

Bien, como te decía antes, para mi es muy importante tener una rutina de hábitos sanos y cumplirla a rajatabla.

Al principio me daba mucha pereza recién levantado hacer las 30 flexiones, pero, ahora, la verdad, ni lo pienso. Mi cerebro ya no piensa en que tiene que hacerlo, lo hace, como un autómata, porque ya he adquirido el hábito.  

Después desayuno, me aseo y visto (importante esto para mi, aunque trabaje en casa) y, antes de ponerme a trabajar, leo el pergamino que me toque del libro. Después, leo 10 páginas del libro que este leyendo en ese momento, y me siento en la mesa de trabajo.

En la mesa, lo primero que hago es, ojo, esto me ha cambiado todo, bien, me siento, y me escribo en una página de una agenda lo siguiente, a mano eh:

Primero, el propósito, lo tengo resumido en 4 líneas, segundo, los objetivos y tercero, las tareas prioridad de hoy, pero esto ya no no lo hago a mano, lo hago en una aplicación que se llama Coda.

Y dirás, ¿escribes todos días lo mismo?, sí, el propósito y los objetivos del año son los mismos, pero esto me ayuda a tenerlo presente y no meter en el día tareas que no me llevan ahí. Separo el grano de la paja.

En Coda tengo varias carpetas, la primera de todas se llama “A trabajar”, así que si lo dice Coda se hace y punto. A Coda no se le lleva la contraria.

En esa carpeta tengo varios docs, el primero se llama “Por hacer”, y ahí tengo las tareas con una vista, tipo canvas, distribuidas en las siguientes columnas de derecha a izquierda:

• Año
• Mes
• Semana
• Hoy
• Ahora
• Hecho, semana presente

Importante este orden de derecha a izquierda. Si se me ocurre una idea para hacer, pienso, ¿es importante? Sí o no. ¿Cómo de urgente es? Y veo, si es algo para hacer ya, o para este año o para este mes. Así, las tareas se van moviendo de derecha a izquierda, de año a hoy, poco a poco.

Yo trabajo en mini periodos semanales, así que, cada lunes por la mañana, veo todas las tareas que quiero hacer esa semana, lo dicho, siempre después justo de escribir propósito y objetivos para ver que están alineadas y priorizar las más importantes.  

Las tareas que más prioridad tienen son las que más rápido considero que me van a llevar a alcanzar mis objetivos, y esas van esa semana. Ya el lunes me organizo también la columna “mañana”, y, por supuesto, la columna hoy.

El resto de días, después de la famosa rutina, lo mismo, reviso que las tareas estén alineadas, y las de hoy ya no tengo que pensarlas, simplemente es arrastrar todas las de la columna mañana a la de hoy y planifico las tareas para mañana. Así voy siempre a un día vista.

Empiezo a trabajar, y la columna llamada “ahora”, puede parecer una chorrada, pero, en realidad, es la columna clave. Ahí solo puede haber una única tarea. Cuando introduzco esa tarea ahí, hasta que no la acabo, no paso a la siguiente.

Y aquí, a veces, sobre todo cuando trabajo para clientes, uso otra aplicación que se llama Toggl, que es simplemente un temporizador, para controlar el tiempo que le dedico a cada proyecto y poder ver si me he quedado corto presupuestando, o largo, o lo que sea.

Yo empecé a usar Toggl para eso, pero la sorpresa es que también me ayuda a aumentar mi productividad. ¿Porque? Ay, amigo, cuando le das al botón de play del temporizador, ya no tienes escapatoria, ya no te puedes escapar a revisar Twitter, ni historias, porque si no te estás auto-engañando. Así que, funciona y mucho.

Una vez acabo esa tarea, la arrastro a la columna “hecho” y paso la siguiente tarea a “ahora”.

De verdad, esto, a mi por lo menos, me permite tener un foco brutal en esa única tarea. No veo el resto, en ese preciso momento, mi objetivo es hacer esa tarea. Y punto. Me guste o no. Hasta que no la hago no paro.

Todo esto, para los más curiosos, os dejaré capturas de mi Coda en las notas del capítulo de mi web. Ya sabes que en este podcast no hay filtros así que ahí te muestro todo.  

‍

Conclusiones y final

Cosas importantes: en estas tareas no diferencio si de un negocio y otro. La clave ha sido entender todos mis negocios como un todo. Sólo diferencio en la parte económica, para llevar un control, pero en tareas ya no.

Importante, como ves, en estas tareas de la semana no solo van las relacionadas al trabajo. Porque mis objetivos dicen, que lo más importante es la salud, después mi gente y después el trabajo. En ese orden, así que, reservo también su espacio para las tareas de deporte y familia y amigos.

De esa manera, sé que cuando estoy haciendo esa tarea, estoy siendo también productivo, porque eso me lleva a cumplir mis objetivos, que se que son claves para alcanzar mi propósito.

Antes no lo hacía y, estaba todo el día ocupado en muchas tareas que eran paja y no me quedaba tiempo para nada más que el trabajo. Claramente, porque estaba mal organizado. El tiempo es flexible, todo es cuestión de organizarse.

El fin de semana, aunque siempre trabajo algo, intento romper un poco esta rutina para relajarme y empezar el lunes reseteado.

En Coda hago muchas otras cosas, como control de proyectos, de apuntes de libros, los guiones de los podcast. Lo tengo todo ahí, y estoy encantado, pero esto si te interesa me dices porque da para otro podcast.

Y bueno, hasta aquí. Esto ha sido todo. Como te decía esto es lo que a mi me ha funcionado, espero que te haya sido útil a ti. Para cualquier cosa que quieras comentarle, sabes que puedes encontrarme en ignacioberges.com. Yo encantado de que me escribáis.

Si te ha gustado, se agradece un like, que te suscribas y compartas, y si no, pues ánimo por haber llegado hasta aquí.

Esto es todo.

Mil gracias siempre por escucharme.

¡Qué pases buena semana y nos vemos pronto!

P.D: Puedes conocer mis empresas Estudio Iber y Flip&Flip. Puedes hablar conmigo y ver mi día a día en Instagram o Twitter. De vez en cuando, comparto breves ideas sobre diseño y emprendimiento y algunas estadísticas de mis proyectos. Si quieres que te avise para no perderte ningún episodio puedes suscribirte abajo.